Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft schrittweise verpflichtend gemacht. Der erste und wichtigste Schritt gilt bereits: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern zu empfangen und revisionssicher zu verarbeiten. Das betrifft unabhängig von der Größe praktisch jeden Betrieb.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Ein zentrales Missverständnis vorweg: Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Maßgeblich ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate etabliert:
- XRechnung – ein reines XML-Format, das vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet ist.
- ZUGFeRD – ein Hybridformat, das eine menschenlesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest die strukturierten Daten.
Beide erfüllen die Norm. ZUGFeRD ist im Mittelstand oft der pragmatischere Einstieg, weil die Rechnung weiterhin „wie eine Rechnung aussieht".
Die Fristen im Überblick
- Seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen. Wer keine E-Rechnung annehmen kann, hat ein akutes Problem.
- Übergangsregelungen bis Ende 2026 / 2027: Beim Versand dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen genutzt werden.
- Ab 2027: Sendepflicht für Unternehmen mit höherem Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Die elektronische Rechnung wird im inländischen B2B-Geschäft flächendeckend zum verpflichtenden Standard für den Versand.
Die genauen Schwellenwerte und Detailregelungen sollten Sie für Ihren Fall mit der Steuerberatung abstimmen – die Richtung ist jedoch eindeutig: Die strukturierte E-Rechnung wird zur Norm, Papier zur Ausnahme.
Empfangen ist Pflicht – aber nur der Anfang
Viele Unternehmen haben die Empfangspflicht mit einem reinen E-Mail-Postfach „abgehakt". Das greift zu kurz. Eine eingehende XRechnung als nackte XML-Datei ist für den Sachbearbeiter zunächst unlesbar. Sinnvoll ist deshalb ein Verarbeitungsweg, der:
- eingehende E-Rechnungen automatisch erkennt und in eine lesbare Darstellung überführt,
- die strukturierten Daten für die Buchhaltung übernimmt,
- und die Rechnung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher archiviert.
Genau an dieser Stelle lohnt der Blick über die reine Pflichterfüllung hinaus.
Die Chance: weniger manuelle Erfassung
Wer die E-Rechnung nicht nur als Last, sondern als Anlass zur Prozessverbesserung begreift, gewinnt mehr als die Erfüllung einer Vorschrift. Strukturierte Daten lassen sich ohne Abtippen verarbeiten – das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler. In Verbindung mit einem Dokumentenmanagement-System landen eingehende Rechnungen automatisch im richtigen Workflow: erkannt, ausgelesen, dem Vorgang zugeordnet und archiviert.
Open-Source-Werkzeuge decken diesen Weg vollständig ab. Ein quelloffenes Dokumentenmanagement übernimmt die revisionssichere Archivierung im eigenen Haus, gängige Buchhaltungslösungen und Warenwirtschaftssysteme unterstützen die genannten Formate beim Erzeugen und Einlesen. So bleibt die Datenhoheit im Unternehmen, statt sie an einen reinen Cloud-Dienst abzugeben.
Ein pragmatischer Umsetzungsweg
- Empfang sicherstellen: Prüfen Sie heute, ob Sie XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig annehmen und lesbar darstellen können.
- Archivierung klären: Eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden – ein DMS schafft hier Ordnung.
- Versand vorbereiten: Klären Sie mit Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Lösung, wie diese normkonforme Rechnungen erzeugt.
- Prozesse verschlanken: Nutzen Sie die strukturierten Daten, um manuelle Erfassung zu reduzieren.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein fernes Zukunftsthema, sondern bereits geltendes Recht – zumindest beim Empfang. Die gute Nachricht: Wer jetzt sauber aufsetzt, erfüllt nicht nur eine Vorschrift, sondern automatisiert einen lästigen, fehleranfälligen Prozess. Mit offenen Standards und on-premise betriebenen Werkzeugen bleibt dabei die Kontrolle über die eigenen Geschäftsdaten gewahrt. Wer die eigene Rechnungsverarbeitung dafür fit machen möchte, sollte die Umstellung als Digitalisierungsprojekt mit messbarem Nutzen angehen – nicht als reine Pflichtübung.